1. 青瓜傳媒首頁
  2. APP推廣

大型活動推廣操盤指南!

大型活動推廣操盤指南!

做一個長期主義者,每一場活動都想辦法把整個觀眾體驗、嘉賓的體驗,以及合作伙伴的體驗,做到極致。在不斷做的過程當中去積累口碑,然后整個行業內會形成一定的認知,再經過不斷輸出活動,不斷的和這群人通過活動產生鏈接,慢慢地積累勢能,勢能積累起來之后,口碑、品牌就會慢慢起來。長期主義+價值輸出+時間復利,你將解鎖一份刺激與歡喜。

活動流程主要分為六個步驟!市場調研-活動立項—活動籌備—推廣&招募—活動執行—活動復盤。

大型活動推廣操盤指南!

一、活動框架

1、活動目的

這是做活動前最重要的一個問題,我為什么要做這個活動?

? 提升影響力,強化品牌。

??政策發布,比如今日頭條的生機大會,快手的光合大會等。

??會銷,會銷類的公司,因為頻次比較高,一般有標準化的會議流程,對參會人員有篩選,對會議的信息密度沒有嚴格要求,但強調氛圍的調動,有跟單機制,強調結果轉化,有KPI指標,重點推廣產品服務。

2、市場調研

這一塊相對來說比較簡單,既然做這個行業的活動,肯定本來就能觸達到這個行業的一些人群,那么可以通過面對面聊天,或者通過線上聊天,或者通過問卷調查,或者通過請教行業資深人士,或者看同行業的競品活動,基本上可以解決你的困惑,大概能得出來結論,接下來可以驗證下,這個時候整體活動的方向就有了,可以按照你的計劃來推進了。

3、確定邊界

想明白為什么要做這個活動,基本上心里邊大致的版圖就有了。

從現在的時間起,去倒推,大概這個活動準備周期需要多久,比如說需要30天,從現在情況往后推30天,看是放在周中還是周末,是做半天還是全天,活動類型,誰來講?誰來聽?這個活動目的是怎樣的?基本上有一個大體的模糊的畫像,在這個時間沒有精準的對接到個人,但是知道它大概有怎樣一個標簽、知道大致通過什么樣的渠道能夠去觸達。

同時邊界很重要!它畫了一些方向,知道哪些東西可以用,哪些東西不能用。

①預算不一樣,整個的邊界完全是不一樣的??赡芤驗轭A算有限,有些場地就不會考慮,有些搭建方案也不會考慮,有些老師也不會考慮。

②人數和預算也是緊密相關的,做500人的活動、1000人活動、100人的活動,完全是不同的概念。

③時長基本上就決定了嘉賓的數量。大家都比較熱衷于做下午場的活動,相對來說比較簡單,從下午2點開始到5點結束,3小時共計180分鐘,如果一個嘉賓25分鐘,總共150分鐘,剩下30分鐘可以設置一個圓桌論壇,基本是6+1的環節設置,中間控場不用那么嚴格,這個根據嘉賓數量、時長等因素靈活調整。

④場地,2019年比較特殊,7月到10月的很多大型的活動不能舉辦,再加上今年過年比較早,1月25日初一,很多大型的活動全部壓到年底,加上很多年會也在這個時間,就會把整個酒店的費用拉高,往年可能提前兩個月去找酒店,今年必須要提前兩個月三個月甚至更長時間!北京能容納千人的且交通比較方便的其實不多,可能是西邊便宜,南邊便宜,北邊和東邊貴。

場地要考慮的因素有:價格、面積大小、容納人數、層高(燈下)、交通便利、行動路線、光線、有無柱子、以及配套設施(住宿、用餐等)

通過上面的分析,要做一個什么樣的活動,那么大致的框架就出來了,先把整個邊界定好,接著再細化,內部還有一個溝通磨合的過程,不可能一開始把這些非常精準化。

二、活動ing

1、確認主題

??第一不要引起歧義,確??梢詼蚀_傳達信息。

??第二要突出活動價值,給用戶帶來的價值,增加吸引力。

??第三盡量結合當下的熱點,增加曝光度。

針對行業內的活動,一般都只寫嘉賓的title,因為這個行業大家都知道他是誰,所以說不用在活動的板塊上再去說這個嘉賓怎樣,做過什么。但是注意,跨行業的活動,需要寫嘉賓的介紹,因為觀眾來自于不同行業,也可能來自于五面八方,通過嘉賓的介紹來判斷嘉賓可能會講什么,借此確認活動是否是適合自己。

2、時間場地

一般場地是一個大場地,一個小場地,在這里大場地指的是哪個城市,小場地是具體地點,比如確定12月底要在北京做一個活動,北京就是一個大場地,大場地可以滯后到什么時間?假如有很多外地的嘉賓來參與,會提前預訂機票,要提前半個月或者20天要把這個場地給確定死;假如活動本身是在北京的人來參與的,活動開始之前一周會給大家群發消息就OK了。

一般來講雙休日好過工作日,周六好過周日。但是也要考慮活動的規模與影響力,不要放在周一,周一往往會議比較多,很難走開。

下午好于上午:盡量活動不要上午辦,下午的活動通過開場時間稍微往前延一點,把結束的時間稍微往后延一點,比如1點半開始一直到下午6點,能容納的嘉賓和信息含量比較多,這樣效率更高,相對也節省費用。

另外場地動線在大型的活動中是非常重要的,要從“小白”的用戶視野出發,不要想當然,要考慮到人流行進方向、路線、擁堵節點以及展位間距、方向,要避免“冷清展位”(人流無法流動過去的展位)。

會場最好是“后進式”,屏幕和入場口不在同一側,不要從前門進,避免觀眾橫穿遮擋視線,提前設置隔離欄,避免分散注意力。一般做的活動比較多了之后,基本上看一眼這個場地,整個搭建方案就有了,就知道什么地方放簽到臺、什么地方放入場、什么地方放屏幕、什么地方放上下臺、什么地方放控臺,基本上就相當清楚。

3、確定關鍵傳播節點

假如1月份舉辦一場500人的活動,往前倒推,首先要確認活動是免費還是收費,因為免費和收費的到場率不一樣,要根據到場率去算,需要報名多少人,現場到多少人。根據目前手頭的資源,去倒推,比如說活動推一次能報60人,需要推五次,推5次的節點可能一周推兩次,可能一周推一次。一周推兩次,可能用不同的渠道,用公眾號推一次,用海報推一次,這樣傳播的節點基本上就出來了。再根據整個行業的一些大事件,比如說雙11或者說其他的能預測到一些節點,不跟他們搶流量,把這些節點給錯開。

物料是活動對外宣傳物料,像海報、主視覺或者說像嘉賓的背景,類似于傳播方面的一些物料。這些物料有利于去招募或者對外去做宣傳。

4、信息入口的問題

作為活動負責人,剛開始要定主題、定框架、定基調、定邊界,在對外合作的時候,最怕遇到一件事同時好幾個人來對接。一般我們辦活動首先會在群里邊立一個規矩:公司里邊指定一個總的負責人,他既是內部信息匯總的節點,也是外部信息的出口,保證所有的信息的入口和流出在公司內部都有一個人,同時同步到群里和協同工具中,避免信息差。一場活動需要團隊協同,每個人具體來負責哪一塊,一般要形成文字,同步給各個合作方。總之兵分幾路,各司其職。

5、信息的協同和傳遞

這塊特別重要,特別是合作類的活動,比如多方主辦,并有政府的指導參與,這種活動難度很高,建議一般一個活動,它的聯合主辦方不要超過三家,超過三家的話就是說會特別麻煩,因為每個人對活動的認知與需求都不一樣,另外很多細節需要和多方確認,要在溝通環節消耗大量精力。

合作類的活動,盡量簡化,在活動開始的時間,要明確劃分好雙方的職責,哪些東西,你有決定權,哪些東西,我只是通知你,其它事我全權處理,不然到后邊肯定會出分歧,會牽涉大量的時間精力來處理這個事,這是外部。內部的話也是同樣的一個邏輯, 比如嘉賓,特別是大會,嘉賓總計超過三十幾位,嘉賓對接這塊可能是5到6個人,嘉賓是按照板塊來劃分,每個人對接幾個嘉賓,另外對接的嘉賓過程中,遵循一個原則“一路到底”,從一開始對接到最好,從最開始的邀約到最后的現場接待整個過程都由一個人來對接。

有些嘉賓不可能親自來對接,一般會由品牌負責人或者助理來對接,這里邊就會牽涉到一個信息的傳遞與協同。要借助一些工具來防止信息在傳遞過程中的衰減,比如石墨文檔、有道云筆記等,具體用哪個可以根據公司內部情況選擇。

三、嘉賓相關

1、邀請清單

活動主題定完之后,大家在一塊開個腦爆會議,然后就說你認為的嘉賓是誰誰,每個人在黑板上寫,寫完之后用排除法,先做加法,后做減法,然后把不合適嘉賓全部排除掉,比如說我來推薦這個嘉賓,我為什么推薦這個嘉賓?這個嘉賓好在哪一塊?今年做了哪些東西,哪一塊應該講的特別好。

嘉賓模式就兩塊,一個是做得好,一個是講得好。

做得好的話,要有實際經驗,因為在實際的過程當中做過和沒做過是不一樣的。做過的話,能講出來有一些比較重要的細節,但是可能會被別人忽視,那這樣的話對行業內的人是有收獲感,也就是所謂的干貨。

有些嘉賓,雖然沒做過,但是一直在行業內深度觀察,表達能力特別好、氣場和節奏感特別好,在臺上講的特別好,但是這樣的人是少的。

還有一些人做的特別好,但是一到臺上就緊張,講不全或者講不好,根本表達不出來,這種嘉賓的話,建議大家就不要邀請了,因為他可能做的再好,但是在臺上講不出來的話,實際上對臺下的觀眾是沒有收獲,現場的感覺也會比較尷尬。

嘉賓也可以簡單分為干貨型嘉賓、流量型嘉賓,也有兩者兼而有之的,這個時候你賺大了,后期在環節的設置上,要注意組合搭配,避免一邊倒。

2、嘉賓邀約

要說清楚這幾件事:

??在什么地方做一個多少規模的活動, 這個活動的時長是多久?

??有哪些嘉賓來參與?

??同臺嘉賓是哪些?

??站在嘉賓的角度來看這個活動對他或者所在公司的價值是什么?

在邀請的過程中,一定要把這些東西表達清楚,做成PPT也好,做文字也好,傳遞給對方。

一些活動在前期邀約嘉賓中,會寫一大堆特別大咖位的嘉賓,最后卻來不了,對于觀眾來說體驗特別不好,特別是賣票活動,可能觀眾來買票,就是沖著1到2個嘉賓,想聽他講,最后會發現想聽的兩個人壓根就沒來,現場特別尷尬,后續還會因為這些會產生退票,或者其他不必要的麻煩,所以請務必在顯著位置注明擬邀。

3、嘉賓信息收集

邀請嘉賓一般會要嘉賓的簡介,title、照片、成功案例、Demo。

關于嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一定能提供,但如果是一些干貨類收費活動,特別是異地嘉賓,一般會讓他提供一個demo,提前商量一個選題,錄一個10分鐘視頻。通過視頻可以看到這個嘉賓形象、氣場、表達習慣、邏輯框架、語言節奏等,有一些整體了解并有助于后期判斷。

4、嘉賓PPT

① 時間:嘉賓的PPT,截止時間一定要敲死。一定要把截止時間往前趕一趕,按照行業經驗來說,總有1-2個嘉賓的PPT姍姍來遲,要為后邊調整留下空間。

② 版本:記住一定要編號,養成好習慣,避免弄錯版本。過渡版本一定要刪掉,因為有些控臺會把原來老的版本放上去,一般到這個時間節點嘉賓改的東西不多,但是有個別的嘉賓的心理素質不好,一旦發現ppt不對,會直接在臺上發懵,或者將問題公開化,“PPT放錯了,主辦方能不能給我換一下”,這時候會極度尷尬。

③ 體積:把PPT盡量體積小一點防止死機,如果里面有視頻的,記得把視頻摘出來,單獨再存一份,在活動進行中,注意和嘉賓提前約定信號,萬一發生操作失誤,在臺上直接發信號“麻煩工作人員幫我播放下視頻”,這樣完全不影響整個會議的流程,整個對觀眾來說,體驗是無損的。

④ 內容:一定要有干貨,有方法論,特別是可以反復使用,可以遷移的,比如一些數據,對行業前沿的分析和展望,個人固有的成功經驗總結和升華,過去走過的一些彎路和坑是非常重要的,但會被別人所忽略的一些細節。

⑤ 金句:這些既叫金句又叫拍照點,就是大家為什么有些人講到某一個程度的情況下,大家都情不自禁拿出手機拍照,可能是情感上的共鳴,可能是信息含量大,短時間內難以消化,或者是一句很有哲理的人生格言非常適合發朋友圈,也或者是一個思維模型,很多人會拍照留存,從而形成二次傳播。

5、演講時長

有的嘉賓參加大會經驗比較少,之前明明約定了20分鐘演講時間,也敲定了演講主題和大綱,但是他扔過來一個60頁PPT,此時需要和對方溝通下,問題在哪里,把PPT 的邏輯框架整理出來,大幅刪減,在這一步就控制時長,另外在現場執行中,也有倒計時屏幕、倒計時牌、背景音樂等信號來提示嘉賓注意時間,控制好活動的節奏。

6、嘉賓接待

嘉賓的機票酒店、接送機、住宿、用餐、短信通知、參與通知、迎來送往、嘉賓禮品,實際上這些東西都很細的,不要一個一個細節去通知,要學會“湊整”,我們一般會給嘉賓兩個文檔,第一個文檔主要前期對接的時候使用,需要嘉賓提交什么資料以及deadline,需要嘉賓做的事情等,確認演講主題、大綱,以及提交PPT等。第二個文檔主要就是后期嘉賓的機酒、接送機、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上場次序、PPT是否對外等細節。

7、嘉賓彩排

彩排很重要的,即使嘉賓到了之后沒有特別長的時間,哪怕有五分鐘,都非常管用。

① 熟悉場地:位置大致在哪里?知道上臺口從哪上,然后需要要站在哪個地方,定位點、拍照點在哪里?是手持麥克還是頭戴?

② 提示器的位置與倒計時:告知有提示器,然后防止嘉賓回頭看屏幕,并告訴在哪個地方,明天會有一個志愿者舉牌子,提示倒計時,注意信號提示。

③上場通知:一般采用原則是上一個候一個,通知一個,可以就近在控臺的位置,安排沙發,讓嘉賓提前候場,提前配置好頭戴,并告知一些注意事項,并加油鼓氣等。

大型活動推廣操盤指南!

四、場地搭建

1、搭建商的選擇

專業、靠譜。和專業人做事能省去很多的精力和心血,專業靠譜,怎么評估,第一看過去,要看案例,第二在溝通的過程中看對方的專業程度和態度。雙方有一個磨合的過程,最好能和一個公司長期的合作,知道你的訴求,做事風格。

2、搭建方案

這個涉及因素較多,在這里不再展開,主要就是大屏、舞臺、燈光、展位、外場簽到、互動空間、采訪間等等。

大型活動推廣操盤指南!

五、活動招商

1、招商原則

一句話,廣撒網,重點捕魚。一般承諾80%,后續給到30%驚喜,前期稍稍收一點,不要為了招商而做出不切實際的承諾,不然事后容易起糾紛。

客戶的核心訴求必須想辦法滿足,然后滿足不了的話提前說清楚,客戶能接受的話繼續往下談,客戶接受不了可以就此打住,或平衡各方利益,各退一步。

2、客戶來源

① 把握熱點、新的機會。比如今年短視頻直播電商比較火,如果舉辦一個關于短視頻直播的大會,這些公司肯定有訴求,想要在行業大量的曝光,這樣的話這個活動中能提供的價值和他們的需求就是一個契合點,形成了一個鏈接,那么這就有可能成為你的客戶。

② 每年做的一些活動,那么留下來一些客戶,實際上這些客戶是有可能產生復購的。這些客戶要重點維持維護。

③ 行業競品類公司,都有哪些贊助商,對方說不定可能會有同樣的需求,因為整個的用戶人群是比較一致的,等于對方為你指明了一條道路。

3、整合資源

要去整合資源,活動贊助分兩塊,一個是本身活動資源,比如一些線下的展位、現場的視頻輪播、上臺演講、參與圓桌、頒獎、主持人口播,等等一些和現場相關的信息。另外一塊是公司資源,很多公司把廣告位推廣、信息流等全部打包賣給客戶,總之,挖掘客戶需求,在能力范圍之內去滿足。

六、活動傳播

1、用戶畫像

你想要吸引的用戶他是誰?他在哪個地方?通過什么樣的渠道去觸達,又如何才能吸引他?

2、媒體合作

傳播的方案要形成一個文件。A套餐、B套餐、C套餐,明確我能夠提供哪些?然后對方會根據你的資源去匹配。明確自己的資源、能鏈接的資源,找別人之前,想一想別人憑什么會幫我,我能提供給別人什么權益,最終雙方要達到共贏才行,不然偶發性幫忙是暫時的,不長久。

3、它山之石可以攻玉

已報名觀眾,可以使用一些工具批量生成個性化的朋友圈海報,方便對方曬朋友圈,這樣也可以匯聚來零散的個人朋友圈流量,雖然量不大,但是轉化率相對較高。

4、微信群:紅包炸群、群冠名,活絡群主

這點比較簡單,不再贅述,重點:引起注意,否則白搭。

5、活動平臺——活動行

國內領先的活動科技服務平臺,活動發布、活動推廣、渠道追蹤、數據分析、批量生成海報(邀請函)、等都可以在平臺完成,另外還可以根據品牌個性化的推廣需求定制大會H5、小程序、APP。

大型活動推廣操盤指南!

七、門票及簽到

1、門票免費or收費

收費門票,增加一個收入的同時,也可以提高報名門檻。觀眾的的質量更高一點,但是考慮主辦方影響力、嘉賓咖位、所在地消費能力、話題熱度等,免費的活動很容易招募,但是到場率也沒辦法控制,另外免費的活動容易受到外界環境的一些影響,一般來說大概在50—70%左右,如果辦500人活動,全部免費的,如果到場率按照50%來算,至少要一千人才能保證這個活動到場500人。

2、簽到時間與簽到工具

簽到時間如果放在上午,比如9點開始,8點半之前簽到的人很少,高峰期是9點到9點半這個時間?;顒优R近開場的時間,才是簽到高峰期,短時間內巨大人流量涌來,會產生很多問題,需要提前預防。要思考:簽到的空間是否開闊,簽到通道設置、簽到的流程是否合理,簽到的效率如何,簽到的人員有無經過培訓,簽到工具測試,簽到的物料準備是否到位等這些因素都會影響簽到的進程,處理不好都會導致后面的人怨聲載道,會影響活動開場和用戶體驗。現場一定要有個人敢于拍板,敢于承擔責任,當機立斷,不要優柔寡斷,快速處理問題。

大型活動推廣操盤指南!

八、執行關鍵

1、抓大放小

所有流程彩排三遍以上,讓相關負責人對這個活動的流程非常熟悉,如搭建方、主持人、控臺方、兼職負責人、禮儀負責人等環節的參與者,如果不能實現,也要讓對方知道自己負責的環節大概的時間節點,以及有問題找誰處理。

所有的錦上添花,是來自于平常的準備,現場進行中不要臨場發揮。活動現場能把準備好的東西做出來就可以了,現場會有各種各樣難以預料的各種意外的情況出現,要抓大放小,穩定優先,解決關鍵問題,次要問題如果有精力再處理,否則先擱置。

2、風險管理

從開始的報備到場地、嘉賓、觀眾、設備,實際上很多意外,剛才大家說有一個“放”的過程,一個“收”的過程,在“放”和“收”的過程中,多條線都有各種各樣的風險,比如說某個嘉賓同意來,但是臨時又來不了;比如說一千人的場子,報名量不夠怎么辦?然后怎么去算?現場設備突然出現問題怎么辦?

要應對這些潛在的風險,在活動的前期,肯定要拆解各個環節,分析關鍵要素,做預備方案,不斷演練,將問題重現,場景化,然后設計解決方案,把風險降到最低。風險不可以杜絕,但是可以降低。?

九、活動復盤

所有活動每次都要復盤,查漏補缺,也是“擇其善者而從之,擇其不善者而改之”,借鑒的看,好的繼續發揚,不好就摒棄,這也是內部之間相互激勵,,相互學習,不斷完美化的一個過程。這里有個原則“PDCA”,又稱“戴明環”,是一個質量控制流程,P是計劃,C是檢查,D是執行,A是復盤,做之前先思考計劃,做的過程中不斷優化迭代,最后不斷改進反思并繼續下一個循環。

大型活動推廣操盤指南!

 

所有東西,開會一定要有人專人記錄,形成白紙黑字,不斷的留存,不斷的積累,逐漸形成SOP手冊,也可以作為內部的培訓教材。

這可能是史上最全的大型活動操盤指南,每個成功活動的背后都是事無巨細,都是不厭其煩,都是細致入微,但是“紙上得來終覺淺,絕知此事要躬行”,這些經驗,還是要在實踐中運用出來,愿你也能做出成功的大活動!

 

作者:活動行、筆記俠

來源:活動行、筆記俠(ID:Notesman)

 

相關閱讀:

拼多多式的老帶新活動推廣!

如何策劃一場裂變活動推廣?

活動推廣策劃方案!

喜馬拉雅“423聽書節”活動推廣策略

如何策劃一場超級活動推廣?

本文由青瓜傳媒發布,不代表青瓜傳媒立場,轉載聯系作者并注明出處:http://www.1488682.live/197301.html

聯系我們

在線咨詢:點擊這里給我發消息

郵件:[email protected]

工作日:9:30-18:30,節假日休息

QR code
2018手游哪个赚钱最快 上海天天彩选4最新开奖 广东36选7开奖结果查询 河北11选五任五遗漏值 浙江20选5第32期开奖 股票指数可以买 广西快3是合法彩票吗 重庆欢乐生肖是正规的么 20选5开奖查询最新 河北20选5开奖结果今天69期 时时彩龙虎计划软件